Hier findet Ihr alle wichtigen Informationen rund um das BIKE Festival Willingen 2026:
Anreise
In der näheren Umgebung führen zahlreiche wegweisende Hinweisschilder zum Veranstaltungsgelände des BIKE Festivals Willingen.
Die Adresse lautet:
Zur Hoppecke 5
34508 Willingen/Hochsauerland
Deutschland
Messefläche
Seit 2025 ist der ehemalige Schotterbereich der Messefläche neu aufbereitet und ist mit Parkbuchten ebenfalls asphaltiert. Wir bitten dies bei eurer Standplanung ebenfalls zu beachten und weisen darauf hin, dass alle Stände ausschließlich mit Gewichten befestigt werden dürfen und das Bohren in den Asphalt nicht erlaubt ist. Für einen ersten Eindruck findest du hier Bilder des neuen Geländes.
Auf- und Abbau der Messe
Der Messeaufbau findet ab Mittwoch, den 27.05.2026 von 12:00 – 18:00 Uhr und am Donnerstag, den 28.05.2026 von 09:00 – 18:00 Uhr statt. Für die größeren Trucks, schwerer als 7,5 t, ist eine Anreise bereits am Mittwochmorgen, den 27.05.2026 zwischen 09:00 – 12:00 Uhr verpflichtend.
Bei eurer Ankunft am Messegelände meldet euch bitte im Expo Office bei unseren Messeverantwortlichen und wir zeigen euch dann eure Standfläche.
Wir möchten euch bitten, den Abbau der Stände am Sonntag, den 31.05.2026 erst nach Beendigung des Festivals um 16:00 Uhr zu beginnen. Aus Sicherheitsgründen ist das Befahren des Expogeländes mit allen Kraftfahrzeugen erst ab 16:30 Uhr gestattet.
Sichern der Stände
Das Sichern und Befestigen der Stände ist auf den Asphaltflächen ausschließlich mit Gewichten gestattet. Das Bohren und Befestigen der Stände in den Asphalt ist ausdrücklich verboten. Bei Verstoß wird der entstandene Schaden dem jeweiligen Stand nach der Veranstaltung in Rechnung gestellt!
Ausstellerausweise
Die Ausstellerausweise und Parkberechtigungen erhaltet ihr bei der Anmeldung im Expo Office, Exit 2.
Bitte beachtet, dass ihr ab Donnerstag, den 28.05.2026 ausschließlich mit eurem Ausstellerausweis auf das Expogelände kommt und ihr diesen vor dem Aufbau eures Standes im Expo Office abholen müsst.
Wasser-/Stromanschlüsse
Auf dem Messegelände befinden sich in regelmäßigen Abständen Stromverteilerkästen. Alle Aussteller, die einen Stromzugang benötigen und diesen vorbestellt haben, müssen dafür Sorge tragen, dass Sie Ihre eigenen Verlängerungskabel bzw. eine Kabeltrommel mitbringen, um eine Länge von ca. 30 m zu überbrücken. Der Anschluss erfolgt ausschließlich im Beisein eines Messeverantwortlichen.
Aufgrund neuer Wasserversorgungsrichtlinien werden auf dem Gelände nur Hydranten mit entsprechenden Verteilern auf GEKA Schlauchkupplung zur Verfügung gestellt. Der Weg vom Hydranten zum Stand muss mit geeignetem Schlauchmaterial des Ausstellers überbrückt werden. Bitte vergewissert euch daher, dass ihr ausreichend Schlauchmaterial dabeihabt, um den nächsten Hydranten zu erreichen. Es werden dabei Entfernungen von max. 50m zu überbrücken sein.
Des Weiteren ist für Stände verpflichtend, die Essen oder Getränke anbieten, ausschließlich Lebensmittelgeeignete Schläuche (blau) zu verwenden. Ein Verstoß gegen diese Vorgabe kann zur Schließung des Standes durch die Behörden führen.
Folgend findet ihr einen Hydrantenplan, sodass ihr die Entfernung zum nächsten Hydranten entsprechend einschätzen können.
Einhaltung der Platzvorgaben
Vor dem Hintergrund eurer offiziellen Anmeldung (gebuchte Quadratmeteranzahl) und im Sinne des fairen Miteinanders zwischen den Ausstellern bitten wir euch, euren Stand ausschließlich in dem euch zugewiesenen Bereich aufzubauen.
Öffnungszeiten des Messegeländes
Freitag: 11:00 – 19:00 Uhr
Samstag: 10:00 – 19:00 Uhr
Sonntag: 10:00 – 16:00 Uhr
Das Messegelände ist für die Aussteller zwei Stunden vor und eine Stunde nach den öffentlichen Öffnungszeiten zugänglich. Aus Sicherheitsgründen ist das Betreten des Messegeländes während der Nacht auch für Aussteller ausdrücklich untersagt. Die Durchfahrtscheine für Aussteller berechtigen euch zum Passieren der Durchgangskontrollen.
Nachschublieferung
In den zwei Stunden vor Beginn der Messe haben die Aussteller die Möglichkeit, ihre Nachschublieferung (Werbegeschenke, Informationsmaterial usw.) zu organisieren. Mit den Ausstellerausweisen habt ihr Zugang zu der Messe.
Ausstellerparkplätze
Die Parkplätze für die Aussteller befinden sich in unmittelbarer Nähe zum Eventgelände und sind gut sichtbar ausgeschildert.
Bitte beachtet, dass mitgebrachte Fahrzeuge als genutzte Lagerfläche o.ä. nur auf der Expo abgestellt werden dürfen, wenn diese in der gebuchten Standfläche integriert sind. Es werden keine zusätzlichen Parkplätze auf der Expo bereitgehalten.
An dieser Stelle möchten wir auch darauf hinweisen, dass auf dem Festivalgelände das Autowaschen untersagt ist. Außerdem möchten wir euch darum bitten, nicht neben dem Start/Zielbereich des Marathons zu parken. Das Campen ist auf den Ausstellerparkplätzen untersagt.
Abfallentsorgung
Eure Abfälle werden täglich am Abend entsorgt. Bitte beachtet, dass ihr eure Abfälle abends vor ihren Expo-Stand deponiert, damit diese entsorgt werden können.
Bewachung
Das gesamte Gelände wird abends ab 19:00 Uhr bis morgens 10:00 Uhr durch ein Sicherheitsunternehmen überwacht. Hierbei handelt es sich nicht um eine individuelle Standbewachung.
Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für gestohlene Gegenstände. Der Sicherheitsdienst ist dazu angehalten, niemanden auf das Gelände zu lassen. Wir bitten euch daher bei Verlassen des Geländes am Ende des Tages, eure persönlichen Wertgegenstände (Handys, Schlüssel, Hotelschlüssel etc.) mitzunehmen.
Ihr könnt eine individuelle Standbewachung bei der Firma Hess Security bestellen.
Bitte bucht die Individualbewachung ausschließlich bei der Firma Hess Security! Auf dem Festivalgelände wird keine andere Sicherheitsfirma zugelassen.
Kontakt: 0175 32 31 856, hess@hess-security-service.de
Eigene Security Mitarbeiter sind nicht zulässig.
Brandschutz
Wichtige Information: Wir weisen darauf hin, dass es aufgrund behördlicher Auflagen zwingend notwendig ist, dass ihr einen in Deutschland zugelassenen und zertifizierten Feuerlöscher (z.B. DIN EN 3) am Messestand griffbereit verfügbar habt. Dieser sollte eine Mindestgröße von 1kg/Liter je 20m² Standfläche und als Löschmittel Schaum oder Pulver beinhalten. Die Behörden werden während des Festivals stichprobenartige Kontrollen durchführen.
Des Weiteren herrscht auf dem Expogelände aus Sicherheitsgründen Grillverbot. Wir bitten euch, dieses einzuhalten.
Infos zur Anmeldung
Die Anmeldung zur Messe 2026 ist geöffnet!
Ausstellerpaket:
- Messestand auf der Expo Area mit individueller Standgröße (Mindesgröße 9 qm)
- tägliche Müllentsorgung an eurem Messestand
- Grundbewachung Security ab Abends 19:00 Uhr - morgens 10:00 Uhr (Buchung individueller Standbewachung möglich)
- individuelle Stromanschlüsse (gegen Aufpreis, siehe unten)
- Wasseranschluss (gegen Aufpreis, siehe unten)
- Produktverkauf ist erlaubt
- Integration auf der Eventwebsite mit eurem Logo inkl. Verlinkung zu eurer Website
- Aussteller Get-together mit freiem Essen und Getränken am Donnerstag Abend für eure gesamte Crew
- Gratis Parken auf dem Aussteller Parkplatz direkt am Eventgelände
- Aussteller Ausweise für eure gesamte Crew
- 20% Rabatt auf alle Startplätze der Side Events/ Rennen
Adresse Messegelände:
Zur Hoppecke 5
34508 Willingen/Hochsauerland
Deutschland
Fakten:
- kostenloser Eintritt auf dem Messegelände
- 40.000 Festivalbesucher
- mehr als 100 Aussteller
- mehr als 250 Marken
- mehr als 3.000 aktive Teilnehmer bei den Mitmachevents
- Pressberichterstattung in mehr als 20 Ländern
Öffnungszeiten:
Freitag 11:00 – 19:00 Uhr
Samstag 10:00 – 19:00 Uhr
Sonntag 10:00 – 16:00 Uhr
Kosten
Standmiete: 90,00 Euro pro Quadratmeter
Bewachungspauschale: 280,00 Euro
Müllentsorgungspauschale:
- Stand < 25 m²: 100,00 €
- Stand 25 m² - 100 m²: 150,00 €
- Stand > 100 m²: 200,00 €
Strompauschale (optional):
- 230V: 200,00 €
- 400V, 16A: 290,00 €
- 400V, 32A: 350,00 €
Wasserpauschale (optional): 150,00 Euro
